Mapeie os locais e receba a rotina de limpeza e ronda prontas para imprimir.
Acesso gratuito. Comece agora e continue depois de onde parou.
Enquanto o colaborador está no serviço, algumas atividades que ele sabe serem problemáticas e algumas demandas reativas são atendidas. No dia em que ele falta, esse conhecimento sai junto.
Mapear é escrever o que já se sabe: quais são os ambientes, quanto tempo cada um exige e com que frequência. A partir daí, você dimensiona a equipe com números em vez de impressões, entrega a cada colaborador a rotina do seu dia e passa a cobrar pelo combinado, não pela percepção.
O levantamento é feito por você, no ritmo de quem preenche, pelo celular e mesmo sem internet. Campo que não souber, deixe em branco: completamos com referências de mercado e mostramos o que foi estimado.
Dois textos curtos explicam o raciocínio por trás do mapeamento e o caminho completo de preenchimento, etapa por etapa.
O que muda quando os ambientes estão escritos, e por que isso protege gestor e colaborador.
Todas as etapas, o que cada campo significa e o que você recebe no final.
A maioria dos empreendimentos não possui uma rotina de limpeza ou de ronda. O problema é que, na maioria deles, essa rotina existe apenas na cabeça de quem trabalha ali.
Não basta o zelador estar sempre no prédio. Ele sabe de algumas rotinas padrão, que provavelmente já foram problemas no passado, mas normalmente desconhece a melhor rotina com a frequência ideal. As suas já estão escritas em algum lugar?
Sem contar que, no dia em que ele tira férias, adoece ou sai da empresa, o conhecimento vai junto. O substituto recomeça do zero, o gestor vira instrutor e os frequentadores do empreendimento percebem os problemas antes de qualquer relatório.
Mapear é escrever o que já se sabe, de forma organizada: quais são os ambientes, onde ficam, quanto tempo cada um exige e com que frequência precisam de atenção.
Na segurança o raciocínio se repete, com um detalhe importante: aqui, o que se registra é a passagem. Quais pontos precisam ser visitados, quantas vezes por turno, em que ordem e, quando o posto exige presença, por quanto tempo.
Uma ronda sem roteiro definido tende a criar padrão: sempre o mesmo caminho, sempre no mesmo horário. Padrão é justamente o que a segurança não quer. Com os pontos mapeados, dá para variar a ordem mantendo a cobertura.
Quantas pessoas o empreendimento realmente precisa? A equipe atual dá conta? Sem o mapa, a conversa vira opinião contra opinião. Com ele, vira conta que qualquer gestor ou conselheiro consegue conferir.
Cada colaborador recebe a rotina do seu dia: horário, local e tempo previsto. Quem entra hoje na equipe trabalha como quem está há cinco anos. A troca de prestador deixa de ser um sobressalto.
Quando o que se espera está escrito, a avaliação deixa de ser sobre esforço e passa a ser sobre o combinado. Protege os dois lados: o gestor aponta o que ficou de fora, o colaborador mostra tudo o que fez.
De graça, e sem custo. O levantamento é feito por você, no seu ritmo — dá para começar hoje, parar no meio e continuar amanhã. Basta optar por "Instalar e criar atalho" nos três pontinhos: o aplicativo funciona no celular, inclusive sem internet, e salva sozinho a cada campo preenchido.
Não é preciso saber nada de tecnologia nem ter todas as informações de antemão. O campo que você não souber, deixe em branco: o sistema completa com referências de mercado e mostra claramente o que foi estimado, para você confirmar depois.
Pense no aplicativo como uma visita guiada por todos os locais do seu empreendimento. Você caminha por ele contando suas características e o que existe em cada ambiente ou ponto de controle. No fim do passeio, sai com a rotina da equipe pronta para imprimir e compartilhar.
É a ficha do empreendimento: nome, endereço, quantas torres, quantos andares, quantas unidades. O número de pavimentos rende bastante — com ele o sistema cria sozinho um hall para cada andar, e você não repete a mesma coisa dezenas de vezes. Basta registrar no campo de observações do ambiente "hall de pavimento", ou equivalente, para "repetir do 01 ao 99". Há ainda um campo para escrever, com suas palavras, as regras de horário da equipe — jornada, turnos, almoço. O sistema entende texto corrido.
Aqui entram as pessoas que hoje fazem a limpeza e a ronda. Para cada uma: os dias em que trabalha, a hora de entrada, a de saída e o intervalo de descanso. Dia desmarcado é folga — e folga é respeitada: nenhuma tarefa será criada para aquele dia e aquele colaborador. Se você ainda não tem equipe definida, ou está justamente tentando descobrir de quantas pessoas precisa, pule esta etapa sem receio. O sistema calcula o número ideal.
O coração do mapeamento. Comece pelo botão "Adicionar ambientes padrão": ele já traz a lista comum de um empreendimento — hall, elevadores, escadas, salão de festas, academia, casa do lixo. Depois é só apagar o que não existe no seu prédio e acrescentar o que faltou. Há também a opção "rotina extra", para serviços eventuais como lavagem de garagem, limpeza de fachada ou laje: eles ficam numa lista à parte, sem horário marcado, para o responsável encaixar quando for a hora.
Se o empreendimento tem vigilante ou rondante, esta etapa lista os pontos de controle por onde ele deve passar. A diferença para a limpeza é o que se registra: na ronda, o normal é registrar a passagem — o rondante chega, marca, segue. Se o posto exige que ele fique parado ali, como uma guarita, informe a permanência em minutos e serão dois registros, chegada e saída. Outra diferença: a ronda não foge dos horários de movimento. Na limpeza evitamos o pico; na segurança, estar presente na hora de maior circulação costuma ser exatamente o que se quer. Não tem ronda? Pule — o aplicativo não cria rotina de ronda sem pontos cadastrados.
Uma letra, de A a Z, que agrupa áreas próximas. Pense em quem vai limpar: o que fica perto leva a mesma letra ou letras vizinhas. Se a portaria é B, o hall ao lado pode ser B também, e o salão do outro extremo vira I. Isso evita que a rotina mande a pessoa atravessar o empreendimento a cada tarefa. Se ficar confuso, deixe em branco e altere as ordens criadas mais adiante.
Quanto tempo aquele local leva para ser limpo. Se não souber, deixe em branco e informe a área aproximada em metros quadrados — calculamos a partir dela.
Quantas vezes por dia e quantos dias por semana. Em branco, o sistema aplica o razoável para cada tipo: elevador várias vezes ao dia, escada uma vez por semana, escritório uma vez ao dia, entre outras premissas pré-definidas.
Responde a uma pergunta simples: se o dia apertar, este local pode ficar para amanhã? Se a resposta for não, marque "Sim". Elevadores, banheiros e halls costumam ser prioritários. O depósito, nem tanto.
Em alguns segundos o sistema devolve duas propostas para você comparar. O modelo base rotina é o cenário ideal: ignora a equipe cadastrada e responde de quantas pessoas o empreendimento precisaria e como seria a semana delas. O modelo base colaboradores é o cenário de hoje: usa exatamente a equipe e os horários da etapa 1B e mostra o que cabe na jornada real — quando algo precisou ser reduzido para caber, o documento diz o quê e por quê. Ler os dois lado a lado dá a medida da conversa: a distância entre o que o empreendimento pede e o que a equipe atual alcança.
Aqui você deixa a rotina do jeito que funciona na prática — nenhum sistema conhece o seu empreendimento melhor do que você. Em cada dia da semana, para cada colaborador, dá para mover uma atividade, mudar o nome ou a duração, excluir o que não faz sentido e acrescentar o que faltou. A cada mudança os horários se recalculam sozinhos, respeitando entrada e intervalo. É nesta etapa que entram as combinações que só quem convive com o prédio sabe: a piscina que fecha na segunda de manhã, a mudança que sempre acontece no sábado, a academia que enche às seis da tarde.
O material pronto para imprimir e entregar à equipe.
Um documento em PDF, no tamanho A4, organizado em quatro blocos.
Porte do empreendimento, tamanho da equipe, horas por colaborador, horário coberto e os pontos que valem confirmar.
Cada colaborador, cada dia, com entrada e saída, intervalo, quantidade de serviço e número de atividades. Sábado e domingo aparecem destacados, com o revezamento de quem trabalha e de quem folga em cada fim de semana.
Todos os locais e quantas vezes cada um é atendido em cada dia da semana, com totais e marcação dos prioritários. Dá para bater o olho e ver se algum ambiente ficou de fora.
Uma página por dia da semana, para cada colaborador: horário, local, duração e tempo de deslocamento. Muitos clientes imprimem em tamanho reduzido, duas ou quatro por folha, e plastificam. Vira um guia de bolso.
A rotina não é para ficar parada. Ao longo das semanas você vai descobrir que um local leva mais tempo do que parecia e que outro nem precisava de tanta atenção. Volte ao aplicativo, ajuste e gere de novo. Leva minutos.
As rotinas geradas são uma ferramenta de gestão. Sem o acompanhamento de um responsável para garantir que sejam seguidas e realmente realizadas, o material vira um documento de arquivo. O objetivo é que elas ajudem nas melhorias de conservação e organização do seu empreendimento.
Com os locais mapeados e a rotina definida, o passo seguinte é confirmar que ela está sendo cumprida. O Xeckit valida cada passagem por QR Code ou NFC e transforma o registro em indicadores que o gestor acompanha 24 horas por dia.
O Xeckit Rotinas diz o que deve ser feito, onde e quando
O Xeckit registra e valida cada passagem no ponto de controle
Evidência pronta para auditorias, inspeções e certificações
O Xeckit Rotinas monta as rotinas de limpeza e ronda do seu empreendimento a partir do que você informar. Ao final, você recebe o material pronto para imprimir e entregar à equipe. O acesso é gratuito e você pode explorar antes de decidir qualquer coisa.
Outros tipos de monitoramento — inspeções prediais, manutenção preventiva, conferência de estoque ou controles específicos da sua operação: escreva para contato@xeckit.com.br. Adaptamos o mapeamento ao que você precisa acompanhar.